‘Na maanden van zorgvuldig onderzoek, literatuurstudies en heel veel typewerk kwam de verdediging van mijn scriptie eindelijk in zicht! Dat vond ik eng. Tijdens de verdediging heb ik namelijk maar één kans om een goede indruk te maken en precies datgene te vertellen en te benadrukken wat mijn cijfer positief zou beïnvloeden.
Ik had nooit eerder een scriptie verdedigd en ik heb ook weinig ervaring met het geven van presentaties. Daarom heb ik de hulp van een professioneel bedrijf ingeschakeld.’
10 Tips & aanpak voor een presentatie
Eerst brainstormen; Samen met Marc Doomernik ben ik eerst gaan brainstormen over de manier waarop ik mijn presentatie wil neerzetten. Tien minuten is kort en in 10 minuten kan ik niet alles vertellen dus de vragen die Marc me stelde waren: Wat wil ik vertellen? Hoe ga ik deze 10 minuten benutten? Tijdens het brainstormen heb ik slechts steekwoorden op een vel papier genoteerd.
Kop, romp staart: Na de brainstormsessie ben ik structuur in mijn presentatie aan gaan brengen. Als opzet heb ik hiervoor de kop-romp-staart methode.
– Kop : vertel kort je doel van de presentatie
– Romp: dit is het inhoudelijke gedeelte van de presentatie
– Staart: samenvatting en conclusie
Power point presentatie: Hierna heb ik het verhaal pas omgezet naar een power point presentatie. En toen kwam meteen mijn volgende uitdaging: Hoe zet ik een goede presentatie neer? Tip die ik kreeg: voor 10 minuten maximaal 5-7 sheets. Op elke sheet alleen hoofdlijnen en steekwoorden vertellen. De sheets zijn slechts ondersteunend. Deze helpen je om op een natuurlijke manier je verhaal te vertellen. Teveel tekst op een sheet is onoverzichtelijk, rommelig en leidt af. De toehoorders gaan dan de sheet lezen en horen je verhaal minder goed. Ook wordt jezelf hierdoor afgeleid. De kans is dan groot dat je de sheet voor gaat lezen. Dit is saai en komt niet echt vlot over.
Houding tijdens de presentatie: hier maakte ik mij het meeste zorgen over. Hoe ga ik staan? Ga ik bewegen of juist niet? Praat ik niet te snel? Is het wel duidelijk wat ik vertel? Kortom: ik had echt geen idee. Marc stelde voor om de presentatie op camera op te nemen en samen terug te kijken. Heel eng vond ik dat maar Marc wist me ervan te overtuigen dat deze methode echt iets zou opleveren. We hebben de eerste ‘take’ samen terug gekeken en het leuke was dat ik vooral gefocust was op wat er allemaal niet goed ging terwijl Marc juist de aandacht had voor de dingen die wel goed waren. Zijn positieve feedback zorgde meteen voor een boost aan zelfvertrouwen en na wat aanpassingen en sleutelwerk aan de presentatie was ik klaar voor de tweede ‘take’.
Podium ankers: De 2e keer oefenen ging al een stuk beter. Dit kwam enerzijds door een aantal praktische tips over mijn houding, ademhaling en hoe ik me het beste kan bewegen. Vooral de ‘podiumankers’ waren een echte eye-opener. Voor elke punt wat je wilt vertellen loop je naar een andere positie. Op onbewust niveau hou je hiermee de aandacht van het publiek vast. Een ander voordeel is dat je het hiermee makkelijker voor jezelf maakt. Het is namelijk heel lastig om niet teveel te bewegen of juist te weinig. Door op de vloer (podium) een paar denkbeeldige ankers te plaatsen, kun je tóch beweeglijk zijn maar dan wel op een prettige en rustige manier.
Voorbereiding door een positieve mindset: Wat de meeste impact had was een andere manier van voorbereiden aanleren. Marc Doomernik heeft me geleerd hoe je al je angsten en negatieve gedachten over de presentatie kunt omzetten in positieve gedachten. Dit noemt men het oproepen van positieve gedachten en het creëren van een positieve mindset. De methode is eigenlijk kinderlijk eenvoudig. Je hebt alleen wel hulp nodig om het aan te leren. Het komt er op neer dat je allerlei positieve dingen doet net voor de start van de presentatie. Denk bijvoorbeeld aan: je favoriete muziek draaien, prettige kleding dragen, aan situatie denken waarin je vrolijk, blij, trots en/of zelfverzekerd was. Aan mensen denken die je vertrouwt en waar je je veilig bij voelt. Stel je voor dat deze allemaal bij de presentatie aanwezig zijn. Stap vervolgens in deze emotionele staat en met deze positieve mindset de ruimte binnen.
Laptop: voordat ik met de presentatie begon heb ik mijn laptop ca. 1,5 meter voor me neergezet, op een stoel, waarop de presentatie te lezen was die ook achter mij verscheen op het grote scherm. Hierdoor bleef ik contact houden met mijn publiek i.p.v. telkens achterom te kijken wat er op het scherm stond. Hiermee lukt het beter om de aandacht vast te houden.
Over de hoofden heen; Oogcontact zoeken met de toehoorders vond ik lastig. Ik krijg dan een kleur en wordt nerveus. Een heel eenvoudige tip van Marc; ‘Kijk nét over de hoofden heen. Hierdoor hebben de luisteraars het idee dat je ze aankijkt. En je raakt zelf minder afgeleid.’
Tijd rekken bij onduidelijkheid; ook dit was een hele slimme die me écht veel heeft opgeleverd. Ik heb geleerd om niet direct dicht te slaan bij lastige vragen. In plaats van te hakkelen of de kans op onzinnige dingen zeggen heb ik om ‘verduidelijking van de vraag gevraagd’. Ik dacht ‘hier trappen ze nooit in’. Wel dus, van binnen moest ik lachen. Bij een moeilijke vraag zei ik; ‘uhm,.. ik weet nog niet precies hoe ik deze vraag moet interpreteren. Voordat ik mogelijk een verkeerd antwoord geef, …omdat u het mogelijk anders heeft bedoelt,.. kunt u uw vraag misschien iets toelichten? Dan kan ik meer to the point antwoorden’. Hihi. Het leuke was dat andere aanwezigen ernstig knikten, alsof ze wilden zeggen; ‘heel goed, ik begrijp wat je bedoelt’. 2 vliegen in één klap; ik kreeg én meer tijd om na te denken én ik kreeg meer informatie van de vragensteller. Het lukte me hiermee om mijn publiek te beïnvloeden. Het antwoorden werd hiermee een stuk eenvoudiger.
Het lezen van bovenstaande tips is uiteraard nuttig om je presentatie naar een hoger plan te trekken. Echter het aanleren , ervaren en verankeren van effectief gedrag is een ander verhaal. Dus tip 10: laat je coachen of volg een training op het gebied van boeiend en overtuigend presenteren. Een investering voor het leven!
De verdediging is fantastisch gegaan met als resultaat twee keer een 8 voor mijn scriptie en een 8,5 voor de verdediging, mijn presentatie! Dankjewel Doomernik Training & Coaching!